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Política de Privacidad

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Política de Privacidad

Política de Privacidad Aseguradora Solidaria de Colombia, Entidad Cooperativa

(Programa Integral de Gestión de Datos Personales)

Nota: La Política de Privacidad se entenderá que hace referencia a la Política de Tratamiento de la Información de la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias.

Aseguradora Solidaria de Colombia Entidad Cooperativa identificada con Nit. 860.524.654-6, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la Calle 100 N. 9ª-45 Piso 12, dirección de correo electrónico tratamientodatos@solidaria.com.co, página web https://www.aseguradorasolidaria.com.co, número de atención a nivel nacional 018000 512021 en calidad de Responsable del tratamiento y en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias pone a su disposición la presente Política de Privacidad, que tiene como objetivo establecer los criterios para el tratamiento de datos personales de los titulares.Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de LA ASEGURADORA y es de obligatorio y estricto cumplimiento para los colaboradores de la compañía y terceros encargados del tratamiento.

LA ASEGURADORA ha identificado los datos que administra, así como las actividades que desarrollan con dichos datos, en particular su recepción, conservación, disposición para los fines propios del contrato y desarrollo de actividades complementarias referidas a la promoción y el mercadeo de sus productos y servicios, así como para las finalidades requeridas de forma específica en las autorizaciones.

La Aseguradora Solidaria de Colombia; Entidad Cooperativa, en desarrollo de su objeto social y para la correcta validación del estado del riesgo de los asegurados, recolecta y administra información sobre el estado de salud con el alcance previsto por las normas especiales que regulan la expedición de pólizas de vida en Colombia.

a. Candidatos

Finalidad Descripción de la Finalidad
Recursos humanos - Promoción y selección de personal Administración de documentos, hojas de vida, currículos de personas aspirantes a los procesos de selección de Solidaria.

b. Colaboradores

Finalidad Descripción de la Finalidad
Recursos humanos - Gestión de nómina Actividades relacionadas con los procesos de compensación
Recursos humanos - Gestión de personal Actividades relacionadas con la gestión del recurso humano en la compañía.
Recursos humanos - Formación de personal Actividades encaminadas al desarrollo del Talento Humano a través de Capacitaciones, Cursos y Seminarios.
Recursos humanos - Prevención de riesgos laborales Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo
Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo Promover el plan de carrera de cada colaborador teniendo en cuenta las competencias propias del cargo al cual planea llegar en la organización.

c. Control de Acceso Lógico

Finalidad Descripción de la Finalidad
Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios Control de acceso de empleados a la Dirección General de la Aseguradora

d. Intermediarios

Finalidad Descripción de la Finalidad
Finalidades varias - Procedimientos administrativos Vinculación y administración de terceros, agencias y agentes para el desarrollo de los diferentes modelos de negocio de la compañía

e. Proveedores

Finalidad Descripción de la Finalidad
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y contratistas

Creación, administración y uso de proveedores realizando actividades de selección, pagos y facturación de bienes y servicios que se le han prestado a la Aseguradora.

f. Siniestros e Indemnizaciones

Finalidad Descripción de la Finalidad
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos Administración pagos de siniestros
Finalidades varias - Procedimientos administrativos Administrar el proceso de reclamación en los diferentes ramos de Seguros, cuando se presenta el siniestro.

g. Sistema de Atención al Consumidor Financiero

Finalidad Descripción de la Finalidad
Ejercicio de un derecho Cumplir con el deber legal de atender de fondo las peticiones de los ciudadanos.
Finalidades varias - Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) Asegurar el insumo para la respuesta a las solicitudes de los clientes, expedición de causa raíz a las áreas, transmisión de información a la Superintendencia Financiera y demás entidades que lo requieran

h. Videovigilancia

Finalidad Descripción de la Finalidad
Seguridad - Seguridad Administración de grabaciones mediante CCTV en instalaciones de la compañía con relación al control de acceso físico en las mismas.

i. Suscripción

Finalidad Descripción de la Finalidad
Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes Administración de Tomadores, Beneficiarios y Asegurados
Servicios económico-financieros y seguros - Seguros de vida y salud Suscripción, análisis técnico y presentación de propuestas. Parte técnica, cotizar negocios para las agencias

Finalidades Persona Natural

Consultar, almacenar, actualizar, conservar, compilar, modificar, administrar, transferir, procesar y reportar mi información a las Centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas respecto al comportamiento crediticio financiero y comercial.

LA ASEGURADORA, que actuará como Responsable del tratamiento y en tal virtud podrá recolectar, solicitar, consultar, verificar, almacenar, compartir, enviar, reportar, modificar, transferir, transmitir, actualizar, usar, grabar y conservar mis datos personales, incluyendo datos financieros, crediticios, sensibles y de menores en calidad de su representante legal, para las siguientes finalidades:

i)El trámite de mi solicitud de vinculación como consumidor financiero, deudor, contraparte contractual y/o proveedor ii) El proceso de negociación de contratos con LA ASEGURADORA, incluyendo la determinación de primas, la selección de riesgos y toda la fase precontractual iii) La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebre. iv) El control y la prevención del fraude. v) La liquidación y pago de siniestros. vi)Todo lo que involucré la gestión integral del seguro contratado, incluida la gestión y cobro de cartera. vii) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral viii) La elaboración de estudios técnico- actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora. ix) Envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales de seguros, así como de otros servicios inherentes a la actividad aseguradora. x) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por LA ASEGURADORA Y/O EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS, xi) Intercambio o remisión de información en virtud de tratados y acuerdos internacionales e intergubernamentales suscritos por Colombia, xii) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo. xiii) Recolectar mis datos personales sensibles como: datos biométricos, las huellas dactilares, la Historia Clínica y datos sobre mi estado de salud, aún después de mi fallecimiento, entendiéndose la posibilidad de obtener copia de mi historia clínica, siempre y cuando se cumpla con lo previsto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012. xiv) Recolectar los datos personales de mis hijos menores de edad en mi calidad de su representante legal, siempre y cuando se cumpla con el interés prevalente del menor conforme al artículo 12 del decreto 1377 de 2013.xv) Transferir mis datos personales a terceros países siempre que se requiera cumplir las finalidades descritas o se encuentre estipulada por el artículo 26 de la ley 1581 de 2012.

Finalidades Persona Jurídica

Consultar, almacenar, actualizar, conservar, compilar, modificar, administrar, transferir, procesar y reportar mi información a las Centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas respecto al comportamiento crediticio financiero y comercial.

LA ASEGURADORA, que actuará como Responsable del tratamiento y en tal virtud podrá recolectar, solicitar, consultar, verificar, almacenar, compartir, enviar, reportar, modificar, transferir, transmitir, actualizar, usar, grabar y conservar mis datos personales, incluyendo datos financieros, crediticios, sensibles y de menores en calidad de su representante legal, para las siguientes finalidades:

i)El trámite de mi solicitud de vinculación como consumidor financiero, deudor, contraparte contractual y/o proveedor ii) El proceso de negociación de contratos con LA ASEGURADORA, incluyendo la determinación de primas, la selección de riesgos y toda la fase precontractual iii) La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebre. iv) El control y la prevención del fraude. v) La liquidación y pago de siniestros. vi)Todo lo que involucré la gestión integral del seguro contratado, incluida la gestión y cobro de cartera. vii) Controlar el cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral viii) La elaboración de estudios técnico- actuariales, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado y, en general, estudios de técnica aseguradora. ix) Envío de información relativa a la educación financiera, encuestas de satisfacción de clientes y ofertas comerciales de seguros, así como de otros servicios inherentes a la actividad aseguradora. x) Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por LA ASEGURADORA Y/O EL INTERMEDIARIO DE SEGUROS, xi) Intercambio o remisión de información en virtud de tratados y acuerdos internacionales e intergubernamentales suscritos por Colombia, xii) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo. xiii) Recolectar mis datos personales sensibles como: datos biométricos, las huellas dactilares, la Historia Clínica y datos sobre mi estado de salud, aún después de mi fallecimiento, entendiéndose la posibilidad de obtener copia de mi historia clínica, siempre y cuando se cumpla con lo previsto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012. xiv) Transferir mis datos personales a terceros países siempre que se requiera cumplir las finalidades descritas o se encuentre estipulada por el artículo 26 de la ley 1581 de 2012

Finalidades para Productos Digitales

Consultar, almacenar, administrar, transferir, procesar y reportar mi información a las Centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas respecto al comportamiento crediticio financiero y comercia

  1. Recolectar, solicitar, consultar, verificar, almacenar, compartir, enviar, reportar, modificar, transferir, transmitir, actualizar, usar, grabar y conservar mis datos personales, financieros y crediticios, así como aquella información derivada de la relación contractual, siempre y cuando sea para las siguientes finalidades: 1) Desarrollar las actividades propias del Contrato de Seguro; 2) Ofrecer productos y servicios de la aseguradora, ser llamado para la realización de encuestas de satisfacción, confirmar la participación a eventos, y la realización de campañas promocionales de la aseguradora
  2. Recolectar, solicitar, consultar, verificar, almacenar, compartir, enviar, reportar, modificar, actualizar, usar, grabar y conservar los datos personales de mis hijos menores de edad en mi calidad de su representante legal, siempre y cuando se cumpla con el interés prevalente del menor conforme al artículo 12 del decreto 1377 de 2013, incorporado en el decreto único 1074 de 2015
  3. Recolectar, solicitar, consultar, verificar, almacenar, compartir, enviar, reportar, modificar, actualizar, usar, grabar y conservar mis datos personales sensibles incluyendo la Historia Clínica y datos sobre mi estado de salud, aún después de mi fallecimiento, entendiéndose la posibilidad de obtener copia de mi Historia Clínica, siempre y cuando se cumpla con lo previsto en el artículo 6 de la ley 1581 de 2012.d) Transmitir y transferir mis datos personales a terceros países siempre que se requiera cumplir las finalidades descritas o se encuentre estipulada por el artículo 26 de la ley 1581 de 2012.

LA ASEGURADORA en ejercicio propio de su objeto social y dentro de lo de los parámetros legales, frente a Canales no presenciales, en los cuales no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de privacidad, deberá informar por medio de un Aviso de Privacidad al Titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. Sin embargo, cuando la solicitud corresponda a entregar información que contenga datos privados y datos sensibles, datos de niñas, niños y adolescentes sólo se podrá suministrar cuando se demuestre mediante el documento de identificación, documento de vínculo de consanguinidad y adicionalmente se tenga la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus Datos Personales.

La Aseguradora Solidaria de Colombia; Entidad Cooperativa, en desarrollo de su objeto social y para la correcta validación del estado del riesgo de los asegurados, recolecta y administra información sobre el estado de salud con el alcance previsto por las normas especiales que regulan la expedición de pólizas de vida en Colombia.

Para los mecanismos y procedimientos para ejercer los derechos de peticiones, consultas, quejas, reclamos y solicitudes PQRS, Aseguradora Solidaria de Colombia utilizará los datos personales suministrados con la única finalidad de remitirle una respuesta que satisfaga su necesitad y/o inquietud a través de correo electrónico, SMS, llamada telefónica o dirección física que se suministra al momento de radicar su petición por cualquiera de los canales dispuestos para tener contacto con nuestra Compañía y definidos en el literal de Canales de Comunicación descritos en la actual política de privacidad.

Como titular de datos personales Usted tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley o a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  • Cuando se recolecten datos sensibles o de menores de edad es facultativa la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos o personas.

PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Oficial de Protección de Datos Personales es responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y tiene comunicación directa con los responsables de las áreas de Mercadeo, Seguridad de la Información, Servicio al Cliente, Centro de Información de Terceros, Tecnología y Jurídico, con el fin de garantizar que todos los aspectos queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan.

Para Aseguradora Solidaria de Colombia es importante estar en contacto con nuestros grupos de interés, siendo uno de los propósitos identificar oportunidades de mejora que nos permitan mantener un nivel óptimo de calidad en el servicio. 

Por esta razón, para radicar una Consulta o Reclamo respecto al tratamiento de sus datos personales lo puede realizar a través de una de las siguientes opciones: 

  • Remitiendo un comunicado físico dirigido a la Gerencia de Servicio al Cliente de Aseguradora Solidaria de Colombia, ubicado en Bogotá en la Calle 100 No. 9A – 45 Torre 3 Piso 12.
  • De manera presencial, en cualquiera de nuestras Agencias a nivel nacional. 
  • Defensor del Consumidor Financiero: Manuel Guillermo Rueda Serrano, correo electrónico:  defensoriasolidaria@gmail.com

El titular podrá radicar la consulta y/o reclamo a través de los siguientes canales:

  1. A la Dirección General de Aseguradora Solidaria de Colombia está ubicada en la Calle 100 No. 9ª-45 Piso 12, en la ciudad de Bogotá. 
  2. Diligenciando el formulario electrónico clic aquí
  3. Comunícate gratis a nuestra línea Solidaria desde: 
    • A nivel nacional: 01 8000 5120 21
  4. Chat Corporativo
  5. Al correo electrónico tratamientodatos@solidaria.com.co

Consulta

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de la Aseguradora, a través de los canales previamente señalados. Si la Aseguradora encuentra de conformidad la solicitud en los documentos, dará su respuesta en un término de diez (10) días hábiles. En caso de encontrar inconsistencia o falta de información en la consulta, se le informará al interesado expresando los motivos de demora señalando la fecha en que se atenderá siempre y cuando se complete la información solicitada. 

Si la Compañía requiere un mayor tiempo para responder la consulta, lo informarán al titular y le darán su respuesta en un término que no excederá los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por la Compañía debe ser corregida, actualizada, suprimida, o revocada la autorización o que advierten un incumplimiento por parte de éstas o de alguno de sus encargados, pueden presentar un reclamo ante la Aseguradora o el encargado, en los siguientes términos:

El reclamo se formula ante la Compañía o el encargado del tratamiento, acompañado del documento que identifique al titular, la descripción clara de los hechos que originan el reclamo, los documentos que pretenda hacer valer y la dirección donde desea recibir notificaciones (física o electrónica).

Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la falla. Si transcurren dos (2) meses a partir de la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si la Compañía o el encargado a quien se dirija la solicitud no puede o no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “Reclamo en trámite” y el motivo de éste, en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles. Si no es posible hacerlo en este término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La supresión de datos o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Aseguradora Solidaria de Colombia.

Las Políticas de Privacidad están disponibles en la página web por lo que cualquier cambio sustancial en éstas será informado a través de este mismo medio y, posteriormente, en cualquier otro que se considere pertinente. Los cambios sustanciales que se produzcan en el Aviso de Privacidad se informarán de manera oportuna por el mismo medio virtual.

La presente Política rige a partir del 28 de julio de 2021. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Manual de Gestión para el Tratamiento de Datos Personales